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 为了完善学生学籍管理工作，搞好学生档案的管理，提高学生档案在学生管理工作中的利用效率，结合我院实际，特制定本办法。

    一、建档范围

    凡我院招收的本、专科学生的高考档案材料(含高考录取表、体检表等)，学生在校期间的奖惩材料，党团材料，毕业班学生的毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩表、体检表、学位审批表、学籍登记表等均属归档范围。

    二、归档时间

    （一）新生档案于学生报到后一月之内由教务处移交学生处。

    （二）应届本科毕业生的学位审批表及有关归档材料由有关部门及各系于学生毕业前一月之内移交学生处。

（三）学生的奖惩材料在奖惩文件下发后的半个月之内由其主管单位送学生处归档。

（四）学生入党、入团材料在其被批准入党、入团或转正后的半个月内归档，新生的党团材料在次年三月底以前归档，各系应及时将以上材料转学生处。

三、提供利用

（一）因工作需要查阅学生档案时，需由二人持单位介绍信，说明查询内容及目的，按规定程序批准进行登记后方可提供。借阅、摘录等须经学生处处长批准。

（二）查询毕业生、退学学生档案收发时间及去向者，须持单位介绍信及身份证、工作证到学生处办理登记手续后方可查阅。

（三）对需要摘录、复印档案材料者，按查阅批准权限办理。

（四）学生档案一般不予外借，如有特殊情况需要借出者，必须持单位介绍信，按借阅批准权限办理。

（五）凡借阅的档案，要严格保管，遵守保密制度，不得私自复印，拍照、涂写、勾划、转借、乱加批语或撤换材料，更不能将档案交本人或亲属翻阅，违者将作严肃处理。

四、档案登记保管

学生档案实行专人专管。管理人员将应归档的材料分别编号、登记、造册后，入橱上架，并要严格保管，确保万无一失。

五、档案的发送

（一）应届毕业生的档案材料属机要文件，应统一由学院办理收发手续并及时发出。

（二）用人单位提取毕业生档案及遗留档案时，须持单位介绍信、本人身份证或工作证，按规定办理手续后，方可提取档案。

六、本办法自下发之日起执行，由学生处负责解释。